عقود العمل الرقمية في السعودية: كل ما تحتاج معرفته لتحقيق الامتثال الإلكتروني!

يعد التحول الرقمي حجر أساس في رؤية السعودية ٢٠٣٠ الطموحة، في ضوء ذلك، تشهد المملكة تغيرات متسارعة في إجراءات العمل لتحقيق التحول الرقمي الكامل، ضمن إجراءات هذا التحول الرقمي المنشود تجد عقود العمل الرقمية كتحدٍ جديد لتحقيق الامتثال الكامل.

لتحقيق ذلك، أصبحت العقود الإلكترونية بالسعودية إجراءً إلزاميًا وليست مجرد خيار للتطور، ولأنه شيء جديد على السوق، وعليك -عزيزي القارئ- قررنا إفراد هذا المقال للإجابة على كل التساؤلات التي تهمك.

نستكشف التحول الجذري في عملية توثيق عقود العمل في المملكة، ما هي إلزامية العقود الإلكترونية؟ ومتطلبات التوقيع الرقمي؟ والتحقق البيومتري؟ وما هو استخدام تقنية البلوك تشين؟ ولماذا يجب التسجيل الفوري في قاعدة بيانات وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية؟ نجيب عن هذه الأسئلة وأكثر من خلال هذا المقال. 

العقود الإلكترونية: لماذا يجب أن تكون "إلزامية"؟

لعلك تدرك عزيزي القارئ أهمية التحول الرقمي لتحقيق الاستدامة، فلا أوراق ولا تخزين معقد ولا إجراءات مركبة تضيع الوقت والجهد هباءًا، مع سهولة الوصول التي يوفرها التعامل الرقمي وغيرها من المزايا. العقود الإلكترونية هي إحدى أشكال التحول الرقمي وتعود علينا بنفس الفوائد والمزايا، ولكي يتحقق هذا التحول بشكل كامل كان لا بد أن تكون خطوة إلزامية للجميع. ما يدفعنا نحو بيئة عمل أكثر شفافية وكفاءة. هذا التوجه يهدف إلى توحيد عملية التعاقد ووداع التعاقدات الورقية، وتقليل الأخطاء البشرية، وتوفير سجل رقمي موثوق به لعلاقات العمل وإخضاع الجميع للرقابة حتى لا تضيع الحقوق. لكل ما سبق من أسباب أصبح العقد الإلكتروني هو المعيار الذي تفرضه وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.

التوقيع الإلكتروني والتحقق البيومتري: كيف نتجنب التزوير والاحتيال في العقود الالكترونية؟!

حسنًا، عقد إلكتروني يتطلب توقيع إلكتروني أو ذهبت كل ما فصلنا سابقًا من مزايا هباءً، لكن هذا التوقيع الإلكتروني يمكن تزويره، أليس كذلك؟! ليس مع التحقق البيومتري!

لضمان صحة العقود الإلكترونية، فرضت الوزارة متطلبات صارمة للتوقيعات الرقمية. بالطبع يجب أن تتضمن جميع عقود العمل الآن توقيعات رقمية من كل من صاحب العمل والعامل. بالإضافة إلى ذلك أضافت الوزارة ضرورة التحقق البيومتري من هوية الموقعين على تلك العقود، هذا التحقق البيومتري يعني على سبيل المثال وليس الحصر، استخدام بصمات الأصابع أو التعرف على الوجه أو أنماط قزحية العين، ما لا يدع مجالاً للشك في هوية الموقِّع وموافقته على العقد.

يضيف هذا الإجراء طبقة إضافية من الأمان، مما يضمن أن الشخص الذي يوقع العقد هو بالفعل الطرف المعني، ويقلل بشكل كبير من مخاطر الاحتيال أو انتحال الهوية.

البلوك تشين Blockchain: كيف تحميك التكنولوجيا من نفسها؟!

في العقد التقليدي، الورقة المطبوعة يصعب التعديل عليها بعض التوقيع، وبناءً عليه يبقى ما قمت بالتوقيع عليه كما هو، فما الضامن في حالة العقود الالكترونية؟ 

باستخدام تقنية البلوك تشين Blockchain، وهي تقنية معقدة في تخزين البيانات، وبدون الدخول في تعقيداتها هي تقنية تجعل من المستحيل التعديل على البيانات بعد رفعها إلا بموافقة كافة الأطراف المعنية، هذا باختصارٍ شديد.

في خطوة متقدمة نحو تعزيز الشفافية والأمان، أصبحت تقنية البلوك تشين جزءاً لا يتجزأ من عملية التحقق من أصالة عقود العمل. توفر البلوك تشين سجلاً غير قابل للتلاعب به، مما يعني أن شروط العقد بمجرد تسجيلها لا يمكن تغييرها أو التلاعب بها بأثر رجعي. هذا يضمن نزاهة العقد ويقلل من نطاق المطالبات الاحتيالية أو سوء الفهم، مما يوفر حماية أكبر لكلا الطرفين.

تسجيل فوري ومطابقة تلقائية: مزايا أخرى من التحول الرقمي للعقود.

مع العقود الإلكترونية صار تسجيل تلك العقود بدوره الكترونياً هو الآخر، حيث لا زيارة للمكاتب الرسمية ولا انتظار، من جهازك مباشرة يمكنك تسجيل العقد، لذلك جعلت الوزارة التسجيل الفوري للعقود خطوة إلزامية هي الأخرى. 

التسجيل الفوري للعقود في قاعدة بيانات وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية يعني أن الوزارة لديها بيانات فورية ودقيقة وشاملة عن جميع علاقات العمل النشطة. تُمكّن هذه القدرة من المراقبة الاستباقية، وتحديد عدم الامتثال بشكل أسرع، وإنفاذ أكثر كفاءة.

علاوة على ذلك، تتيح هذه الرقمنة تحقيق المطابقة التلقائية مع متطلبات نظام العمل. تقوم الأنظمة الرقمية بفحص العقود تلقائياً للتأكد من توافقها مع القوانين واللوائح المعمول بها، مما يقلل من العبء على أقسام الموارد البشرية ويضمن الامتثال المستمر.

ذكرنا في المقدمة العقود الإلكترونية كتحدٍ جديد، لماذا؟ وكيف نتغلب عليه؟!

على الرغم من الفوائد الواضحة التي سردناها سابقاً، تواجه الشركات تحديات في تطبيق هذه المتطلبات الرقمية:

- التحول الرقمي وتبني التكنولوجيا: يُعد التحول الرقمي وتبني تكنولوجيا الموارد البشرية تحدياً كبيراً للشركات السعودية. يتطلب ذلك استثمارات في البنية التحتية والأنظمة، بالإضافة إلى تدريب الموظفين على استخدام الأدوات الجديدة.

- تعقيد قوانين العمل: قوانين العمل في السعودية معقدة وتحتوي على العديد من التفاصيل الدقيقة، مما يجعل الامتثال لها أمراً صعباً. يجب أن تكون الأنظمة الرقمية قادرة على التعامل مع هذا التعقيد.

- مقاومة التغيير: قد يخشى بعض الموظفين من أن تؤدي الأتمتة إلى فقدان وظائفهم، مما يبطئ من قبولهم للتغيرات التكنولوجية. يتطلب ذلك قيادة قوية ومهارات تواصل فعالة لمعالجة هذه المخاوف.

- إدارة الامتثال في مواقع متعددة: بالنسبة للشركات التي تعمل في عدة مواقع أو أقسام، قد يكون من الصعب تحقيق امتثال موحد في جميع الإدارات.

- الامتثال المستمر: الامتثال ليس مهمة تُنفذ لمرة واحدة، بل هو عملية مستمرة تتطلب إشرافاً مستمراً وعناية واجبة.

للتغلب على هذه التحديات، يُنصح بالآتي:

- الاستثمار في أنظمة موارد بشرية متوافقة: استخدام أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS) التي تتوافق مع الأنظمة والقوانين السعودية يمكن أن يؤتمت مراقبة الامتثال ويضمن التوافق المستمر، مراعاة خبرة مصممي نظام الموارد البشرية الذي ستطبقه في قوانين العمل وأيضاً في مجال الموارد البشرية هو شرط رئيس لضمان النجاح.

- طلب المشورة القانونية المتخصصة: التعاقد مع مستشارين قانونيين متخصصين في قوانين العمل السعودية لضمان الحصول على إرشادات دقيقة ومحدثة.

- تنظيم تدريبات دورية: عقد برامج تدريبية منتظمة لموظفي الموارد البشرية حول قوانين العمل وآخر المستجدات القانونية.

- تعزيز ثقافة الامتثال: يجب أن يكون الامتثال جزءاً لا يتجزأ من ثقافة الشركة وعملياتها، منذ المراحل الأولية للتأسيس وحتى ما بعد ذلك.

هل تعلم عزيزي القارئ أن انكلوسيف Inclusive  توفر لك كل ما سبق وأكثر من خلال أنظمة إدارة المؤسسات التي تقدمها مع الخبرة الطويلة في الموارد البشرية وسوق العمل السعودي، احجز استشارتك المجانية الآن!

الخلاصة

التحول الرقمي هو جزء من إطار أكبر يسمى برؤية ٢٠٣٠، تلك الرؤية الطموحة التي تناسب مكانة المملكة في العالم حالياً، والتحول الرقمي للعقود هو جزء من هذا التحول الكبير.

لا يقتصر التحول الرقمي لعقود العمل على الامتثال القانوني فحسب، بل يقدم أيضاً فوائد تشغيلية كبيرة:

- توفير الوقت والجهد: تؤدي أتمتة إدارة العقود إلى توفير كبير في الوقت والجهد المبذول في عمليات الموارد البشرية.

- ضمان الامتثال: تضمن الأنظمة الرقمية تحديث الشركات بقوانين العمل المتطورة، مما يساعد على منع الغرامات والعقوبات.

- تعزيز الشفافية والأمان: تزيد التوقيعات الرقمية وتقنية البلوك تشين من شفافية العقود وأمانها، مما يقلل من مخاطر النزاعات.

- كفاءة الإنفاذ: يُمكّن التسجيل الفوري في قاعدة بيانات الوزارة من المراقبة الاستباقية، وتحديد عدم الامتثال بشكل أسرع، وإنفاذ أكثر كفاءة.

- تحسين سمعة الشركة: الشركات التي تتبنى الممارسات التي تتوافق ورؤية المستقبل، تحافظ على قيمتها مستقبلاً، تكتسب سمعة حسنة و ميزة تنافسية وتكسب ثقة عملائها وأصحاب المصلحة.

في انكلوسيف، نلتزم بتقديم الدعم والمشورة المتخصصة لشركائنا لمساعدتهم على التنقل في هذا المشهد المتطور بثقة وكفاءة.