الجميع يتحدث عن الأتمتة، لكن قليل من يتحدث عن وسائل تحقيقها، لذلك نفرد هذا المقال لنتحدث عن واحدة من أهم أدوات الأتمتة، لكن في البداية دعونا نسأل لماذا تعتبر الأتمتة مهمة؟

عزيزي مسئول الموارد البشرية، هل تشعر أنك تقضي ساعات طويلة في مهام متكررة وإدارية؟ هل تتمنى لو أن لديك المزيد من الوقت للتركيز على استراتيجيات مهمة مثل بناء ثقافة الشركة، وتطوير القيادات، وتحفيز المواهب؟

إذا كانت إجابتك "نعم"، فأنت بالتأكيد تحتاج إلى لأتمتة كعنصر رئيس في دورة العمل. لذلك في هذا المقال، أنت على موعد مع أداة ثورية صُممت خصيصًا لتحريرك من الأعباء الروتينية: أتمتة العمليات الروبوتية (RPA). هذه التقنية ليست مجرد أداة مساعدة، بل هي شريك استراتيجي يهدف إلى تبسيط المهام الإدارية المستهلكة للوقت، مما يتيح لفرق الموارد البشرية التحول من دور إداري بحت إلى دور استراتيجي ذي قيمة مضافة.

في هذا المقال، سنغوص في عالم RPA، وسنكتشف كيف يمكن لهذه الأداة أن تحدث فرقًا حقيقيًا في عملياتك التشغيلية، وتمنحك الوقت والموارد اللازمة للتركيز على ما يهم حقًا.

ما هي أتمتة العمليات الروبوتية (RPA)؟

ببساطة، أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) هي تقنية تمكنك من إنشاء "روبوتات برمجية" يمكنها محاكاة تصرفات الإنسان عند التفاعل مع الأنظمة الرقمية. هذه الروبوتات قادرة على تنفيذ المهام المتكررة والقائمة على قواعد محددة، مثل:

- إدخال البيانات.

- ملء النماذج.

- التحقق من المعلومات.

- جدولة المهام.

- إرسال رسائل البريد الإلكتروني.

على عكس الأتمتة التقليدية التي تتطلب غالبًا برمجة معقدة، يمكن لـ RPA أن تعمل على واجهة المستخدم الحالية للبرامج (مثل أي موظف بشري)، مما يجعلها سهلة وسريعة التنفيذ دون الحاجة لتغيير أنظمة العمل الأساسية.

حالات استخدام RPA في الموارد البشرية: أمثلة عملية

الفوائد التي تقدمها RPA ليست نظرية، بل هي تطبيقات عملية يمكن تطبيقها في مختلف مراحل دورة حياة الموظف:

1. في التوظيف والتعيين:

تستطيع RPA تبسيط المهام الإدارية التي تستنزف وقت مسئولي التوظيف، مثل:

- فحص السير الذاتية: يقوم الروبوت بمسح آلاف السير الذاتية وتحديد المرشحين المؤهلين بناءً على كلمات مفتاحية ومعايير محددة.

- جدولة المقابلات: يمكن للروبوت التنسيق بين أجندة المرشح ومدير التوظيف، وإرسال دعوات المقابلات وتأكيداتها تلقائيًا.

إدارة اتصالات المرشحين: إرسال رسائل بريد إلكتروني تلقائية للمرشحين حول حالة طلباتهم، مما يحسن من تجربتهم.

2. في الإعداد والتدريب:

- تعد عملية إعداد الموظفين الجدد (Onboarding) عملية غنية بالمهام الإدارية. يمكن لـ RPA أن تتولى:

- إنشاء الوثائق: توليد وثائق الموظف تلقائيًا، مثل عقود العمل ونماذج الضرائب، بناءً على بيانات محددة.

- إعداد الوصول إلى الأنظمة: منح الموظف الجديد صلاحيات الوصول إلى الأنظمة والبرامج المختلفة بشكل آلي، مما يضمن بدء عمله بسلاسة.

- تتبع التدريب: متابعة تقدم الموظفين في برامج التدريب الإلزامية وإرسال تذكيرات تلقائية.

3. في إدارة بيانات الموظفين:

تضمن RPA دقة البيانات وتجانسها عبر الأنظمة المختلفة، حيث يمكنها:

- تحديث السجلات: أتمتة عملية تحديث سجلات الموظفين، مثل تغيير العنوان أو الحالة الاجتماعية، عبر جميع الأنظمة ذات الصلة.

- تسوية التناقضات: تحديد وحل التناقضات بين أنظمة الموارد البشرية وأنظمة كشوف الرواتب، مما يضمن الدقة في المدفوعات والمزايا.

- ضمان الامتثال: التأكد من أن جميع الإجراءات تتوافق مع لوائح خصوصية البيانات وقوانين العمل.

الفوائد التشغيلية: مكاسب ملموسة

إن تبني RPA ليس مجرد استثمار في التكنولوجيا، بل هو استثمار في الكفاءة والإنتاجية. من أبرز الفوائد التي يمكن أن تحققها:

- زيادة الكفاءة: تقليل وقت إنجاز المهام المتكررة بشكل كبير، مما يتيح لفريقك إنجاز المزيد في وقت أقل.

- تحسين الدقة: القضاء على الأخطاء البشرية في إدخال البيانات أو معالجتها.

- توفير التكاليف: تقليل الحاجة إلى الموارد البشرية المخصصة للمهام الإدارية، وتجنب الخسائر المالية الناتجة عن الأخطاء.

تحرير الموارد البشرية للتركيز الاستراتيجي

الهدف الحقيقي من RPA ليس استبدال الإنسان، بل تحريره. فبدلاً من قضاء الوقت في مهام يمكن للروبوتات القيام بها، يمكن لمحترفي الموارد البشرية التركيز على الأنشطة ذات القيمة العالية، مثل:

- بناء العلاقات مع المواهب: تخصيص وقت أكبر للتواصل مع المرشحين والموظفين لفهم احتياجاتهم.

- تطوير القيادات: تصميم وتنفيذ برامج لتطوير المهارات القيادية داخل الشركة.

- بناء الثقافة المؤسسية: العمل على تعزيز بيئة عمل إيجابية ومحفزة.

التحديات والاعتبارات: رحلة تتطلب التخطيط

مثل أي تقنية جديدة، يأتي تبني RPA مع تحدياته. يتطلب التنفيذ الناجح تخطيطًا دقيقًا، بما في ذلك:

- تحديد الأهداف بوضوح: ما هي المهام التي ستتم أتمتتها؟ وما هي النتائج المتوقعة؟

- توفير الموارد: الحاجة إلى موارد مالية وبشرية كافية لتنفيذ وتشغيل الأنظمة.

- إدارة التغيير: ضمان تقبل الموظفين لهذه التقنية الجديدة من خلال التواصل الشفاف وتوفير التدريب اللازم.

ختامًا، يسعنا أن نقول...

تُعد أتمتة العمليات الروبوتية RPA أداة قوية يمكنها إعادة تعريف دور الموارد البشرية. إنها تمكنك من تحقيق مكاسب تشغيلية كبيرة، وتحسين الكفاءة عبر جميع وظائف الموارد البشرية، والأهم من ذلك، تحرير فريقك للتركيز على المبادرات الاستراتيجية التي تخلق قيمة حقيقية للشركة وموظفيها.